Privacyverklaring

01Wie er verantwoordelijk is

Vessia is een product van Digitura, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96508647 (btw-nummer NL005213731B50). Digitura is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je account en het gebruik van de website en de app. Vragen stel je via [email protected].

Leg je in je administratie gegevens vast over anderen, zoals bevrachters, contactpersonen of bemanning, dan ben jij daarvoor de verantwoordelijke en verwerkt Vessia die gegevens alleen in jouw opdracht.

02Welke gegevens we verwerken

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn om Vessia te laten werken:

• Accountgegevens: je e-mailadres, je wachtwoord (versleuteld opgeslagen) of je externe login, en een optionele weergavenaam.
• Bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer, IBAN en contactgegevens die je zelf invult voor je documenten en facturen.
• Je administratie: schepen, ritten, tijdbevrachting, bevrachters en hun contactpersonen, facturen, metingen en de documenten die je uploadt.
• Kilometerregistratie: voertuigen, autoritten en de tellerfoto’s die je uploadt.
• Verzonden e-mails: van elke factuur- of documentmail bewaren we een verzendbewijs met afzender, ontvangers, onderwerp, inhoud en bijlagen.
• Technische gegevens: beveiligingslogs waarin IP-adressen en browserkenmerken alleen versleuteld (gehasht) voorkomen.

03Waarvoor we ze gebruiken

We gebruiken je gegevens voor:

• Het leveren van de dienst: je administratie opslaan, documenten invullen en e-mails versturen (uitvoering van de overeenkomst).
• Je abonnement en de facturatie daarvan via Stripe (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting).
• Beveiliging en het voorkomen van misbruik (gerechtvaardigd belang).
• Service-e-mails, zoals e-mailverificatie, betaalherinneringen en een melding als je proefperiode afloopt (uitvoering van de overeenkomst).
• Geanonimiseerde bezoekersstatistieken van de website (gerechtvaardigd belang).

We tonen geen advertenties, verkopen geen gegevens en doen niet aan profilering.

04Tellerfoto’s en locatie

Lees je een kilometerstand direct uit een foto, dan verwerken we die foto alleen tijdens het uitlezen en bewaren we hem niet. Maak je concept-autoritten uit foto’s, dan bewaren we de foto’s totdat je de concepten bevestigt of verwerpt; daarna verwijderen we ze.

De herkenning van kilometerstanden draait op onze eigen servers; er gaat geen foto naar een externe AI-dienst. Bevat een foto GPS-coördinaten, dan sturen we alleen afgeronde coördinaten naar de Nederlandse PDOK Locatieserver om er een plaatsnaam bij te zoeken. Dit kun je uitzetten.

05Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren:

• Stripe, voor betalingen en abonnementen.
• Amazon Web Services (EU-regio Stockholm), voor de opslag van documenten (S3) en het afleveren van service- en factuurmails (SES).
• PDOK Locatieserver, die alleen afgeronde GPS-coördinaten ontvangt (zie hierboven).

Bezoekersstatistieken draaien op een eigen server; er gaan geen gegevens naar externe analysebedrijven. Verder delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

06Hoe lang we bewaren

We bewaren je gegevens zolang je account bestaat. Verwijder je je account of een schip, dan wissen of anonimiseren we de bijbehorende gegevens direct, inclusief de verzonden e-mails van dat schip. Twee uitzonderingen: gegevens over je abonnement en betalingen bewaren we zolang de wettelijke (fiscale) bewaarplicht duurt, en op een schip dat na jouw vertrek nog andere leden heeft, blijven verzendbewijzen van e-mails voor hun administratie bewaard, losgekoppeld van jouw naam.

07Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. De belangrijkste rechten zitten in de app zelf:

• Exporteer al je gegevens als machineleesbaar bestand via je privacy-instellingen (één keer per 24 uur).
• Verwijder je account en je gegevens zelf via dezelfde instellingen.

Voor andere verzoeken mail je [email protected]. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

08Beveiliging

We beveiligen je gegevens onder meer met:

• Versleutelde verbindingen (TLS) en versleuteld opgeslagen wachtwoorden.
• Passkeys en tweestapsverificatie met herstelcodes.
• Sessiebeheer: je ziet waar je bent ingelogd en kunt sessies intrekken.
• Een extra bevestiging bij gevoelige acties, zoals het verwijderen van je account.
• Rollen per schip, zodat ieder alleen ziet wat bij zijn werk hoort.
• Audit-logging waarin IP-adressen en browserkenmerken alleen gehasht voorkomen.

09Cookies

De app gebruikt alleen noodzakelijke cookies: om je ingelogd te houden en om formulieren te beveiligen. Er zijn geen tracking- of marketingcookies. Voorkeuren zoals thema en taal bewaart je browser lokaal.

Deze website plaatst geen tracking-cookies. Bezoekersstatistieken worden geanonimiseerd gemeten met een zelfgehoste statistiekendienst.

10Wijzigingen en contact

Wijzigt deze verklaring op belangrijke punten, dan laten we dat weten via de app of per e-mail. Vragen over privacy stel je via [email protected].